WhatsApp Business voor je kapsalon: wat mag wel en wat niet

Twee producten, één naam

Meta biedt twee dingen aan die allebei "WhatsApp Business" heten. Ze door elkaar halen is de meest gemaakte fout.

De WhatsApp Business-app is de gratis app die je op je telefoon installeert. Je typt zelf, één toestel, geen automatisering buiten enkele ingebouwde hulpmiddelen.

Het WhatsApp Business Platform (vaak "de API" genoemd) is de zakelijke koppeling. Meerdere medewerkers in één inbox, koppelingen met andere software, automatische antwoorden. Die loopt via Meta en is niet gratis.

Wat je met de gratis app al kan

Onderschat de app niet. Voor een klein salon zit hier vaak genoeg in:

• Een bedrijfsprofiel met je uren, adres en website.
• Automatische begroeting en afwezigheidsbericht.
• Snelle antwoorden voor terugkerende vragen.
• Labels om klanten te sorteren.
• Een catalogus met je behandelingen en prijzen.

Wat je er niet mee kan: met meerdere mensen tegelijk in dezelfde inbox werken, of echt automatiseren.

Wanneer je het Platform nodig hebt

De overstap is zelden een kwestie van grootte, maar van deze drie situaties:

• Meerdere medewerkers moeten in dezelfde gesprekken kunnen — met de app zit alles op één telefoon.
• Je wil automatisch antwoorden buiten je uren, niet alleen "we zijn gesloten".
• Je wil WhatsApp koppelen aan andere software.

De regels waar je op moet letten

WhatsApp is geen reclamekanaal en Meta handhaaft dat. De belangrijkste principes:

• De klant start het gesprek, of je hebt zijn toestemming. Ongevraagd berichten sturen naar nummers uit je kassasysteem mag niet zomaar.
• Buiten een lopend gesprek mag je alleen vooraf goedgekeurde sjablonen sturen — bijvoorbeeld een afspraakherinnering.
• Toestemming intrekken moet even makkelijk zijn als ze geven.
• GDPR blijft gelden: bewaar niet meer gegevens dan je nodig hebt en gebruik ze niet voor iets anders dan waarvoor de klant ze gaf.

Kort gezegd: reageren op klanten is vrijwel altijd in orde. Zelf beginnen met promoties is dat niet.

Waar de kosten zitten

De app is gratis. Het Platform niet: Meta rekent af per gesprek, en die tarieven bepaalt Meta zelf — ze verschillen per land en per soort gesprek, en ze veranderen af en toe.

Wie je die koppeling ook opzet: die Meta-kosten staan los van wat je aan software betaalt. Als iemand je een prijs geeft zonder dat onderscheid te maken, vraag door.

Wat wij doen

BotMatic werkt met de officiële koppeling van Meta — geen omweg via een gsm die ergens in een kast ligt. Dat betekent dat je nummer, je gesprekken en je toestemmingen blijven staan zoals het hoort.

De Meta-kosten factureren wij niet door met een marge erop: die betaal je aan Meta, en wij zeggen vooraf of ze in jouw geval spelen.

Veelgestelde vragen