Juridisch

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 23 september 2026.

1. Wie we zijn

BotMatic is een handelsnaam van Stoliarov Alexandre, Maurits Sabbestraat 21 bus A000, 8400 Oostende, België (KBO 1024.825.982, btw BE1024825982). BotMatic biedt berichtenbeheer en automatisering via onder meer WhatsApp, Instagram, Messenger en websitechat. Vragen over privacy kan je sturen naar info@botmatic.be.

2. Welke gegevens we verwerken

Contact- en bedrijfsgegevens die je zelf invult · kanaalidentificatie die nodig is om een officiële koppeling te beheren · berichten, tijdstippen, bijlagen en gespreksstatussen · instellingen zoals diensten, openingsuren, antwoorden en overdrachtsregels · technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie, cookies, fouten- en beveiligingslogs · toegangstokens die nodig zijn voor gekoppelde communicatiekanalen.

3. Waarom we gegevens gebruiken

We verwerken gegevens om kanalen te koppelen, berichten te ontvangen en beantwoorden, gesprekken aan medewerkers door te geven, de dienst te beveiligen, ondersteuning te bieden en wettelijke verplichtingen na te komen.

4. AI en dienstverleners

Voor hosting, opslag, communicatiekanalen en het opstellen van antwoorden kunnen we externe verwerkers gebruiken, waaronder Meta en AI-dienstverleners. Relevante berichtinhoud kan worden verwerkt wanneer dat nodig is om een antwoord op te stellen. BotMatic verkoopt geen persoonsgegevens. TerraVolt-demo: In deze afzonderlijke demo gebruikt BotMatic DeepSeek alleen om één korte gespreksbevestiging te kiezen. DeepSeek ontvangt daarvoor de taal, gekozen route, namen van reeds ingevulde velden en de soort en eventuele veldnaam van de volgende stap. Berichttekst, contactgegevens, veldwaarden, documentbestanden en uit documenten geëxtraheerde tekst worden niet aan DeepSeek gestuurd. Tekstleesbare PDF-bestanden worden lokaal door BotMatic verwerkt; scans, foto’s, screenshots en bouwplannen worden in deze versie niet geanalyseerd. DeepSeek vermeldt dat ontvangen gegevens kunnen worden gebruikt voor dienstverlening, beveiliging en verbetering of training van zijn technologie, dat bewaartermijnen kunnen verschillen en dat gegevens in de Volksrepubliek China worden verwerkt en opgeslagen. Lees het privacybeleid van DeepSeek: https://cdn.deepseek.com/policies/en-US/deepseek-privacy-policy.html.

5. Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor de dienstverlening, ondersteuning, beveiliging en wettelijke verplichtingen. Klanten kunnen een verzoek tot inzage, export of verwijdering indienen. TerraVolt-demo: Een tijdelijke BotMatic-kopie van een document wordt na elke verwerkingspoging verwijderd. De afzonderlijke gestructureerde demo-gegevens en documentjobs vervallen uiterlijk 24 uur na de laatste activiteit. De opdracht reset demo verwijdert deze geïsoleerde TerraVolt-gegevens en openstaande jobs, maar niet de gewone WhatsApp- en Inbox-gespreksgeschiedenis; daarvoor gelden het algemene bewaarbeleid en de verwijderingsprocedure hieronder.

6. Beveiliging

We gebruiken redelijke technische en organisatorische maatregelen, zoals HTTPS, toegangsbeheer, beperkt beheerderstoegang en monitoring. Geen enkele online dienst kan absolute beveiliging garanderen.

7. Jouw rechten

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving kan je vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking of overdracht van persoonsgegevens. Bedrijven die BotMatic gebruiken blijven verantwoordelijk voor de informatie aan hun eigen klanten.

8. Gegevens laten verwijderen

Stuur een verzoek naar info@botmatic.be met voldoende informatie om de gegevens terug te vinden. Lees ook de procedure voor gegevensverwijdering.